Cas synthétique association/fondation — Agent A2 pour les dossiers de subvention

Organisation fictive. La Fondation Lien Local, ses programmes, ses demandeurs, ses volumes, ses coûts et ses résultats sont synthétiques. Le cas illustre une méthode de décision ; il ne prouve la performance d'aucun outil, fournisseur, secteur ou organisme réel.

Niveau mesuré : agent métier A2 administratif. Le système transporte un dossier standard jusqu'à un paquet prêt pour les évaluateurs, avec effets externes après approbation. Il ne note pas le mérite, ne classe pas les besoins, ne recommande pas un montant et ne décide jamais d'une attribution ou d'un refus.

1. Mission et situation de départ

La Fondation Lien Local est une fondation suisse fictive de 14 personnes. Elle soutient des projets communautaires par des micro-subventions de 5 000 à 25 000 CHF. Vingt-quatre évaluateurs bénévoles et un comité de sept personnes examinent environ 720 demandes par an, en français, allemand et italien. Un canal téléphonique et papier reste disponible.

Une baseline sur deux appels à projets couvre 241 demandes. Pour un dossier standard finalement transmis aux évaluateurs, le secrétariat consacre une médiane de 96 minutes de temps humain actif : contrôler le consentement et le programme, inventorier les pièces, extraire budget et calendrier, vérifier la complétude administrative, pseudonymiser la copie d'évaluation, demander les éléments manquants, enregistrer le dossier et l'attribuer à deux évaluateurs.

Le pilote ne cherche pas à accélérer la décision de financement. Son problème est plus étroit :

transporter un dossier administrativement standard depuis sa réception jusqu'à deux évaluateurs autorisés, sans convertir l'IA en juge de la mission, des personnes ou du financement.

2. Mandat et population

« Admis dans le workflow » signifie seulement que le dossier peut suivre le chemin administratif standard. Cela ne signifie ni admissible au financement, ni recommandé, ni prioritaire.

Le workflow A2 accepte uniquement un programme connu, un consentement présent, un demandeur identifié, des documents lisibles et des catégories de pièces définies. Il s'arrête pour une candidature hors ligne, un besoin d'assistance, un nouveau programme, une restriction de financeur ambiguë, une donnée très sensible non prévue, une identité contradictoire, un document inaccessible, un conflit d'intérêts ou toute situation exigeant une interprétation de la mission.

3. Frontière entre administration et décision

L'agent ne produit aucun score de risque, de vulnérabilité, de « qualité » ou de probabilité de financement. Les évaluateurs voient les pièces sources et travaillent sans recommandation préremplie. La pseudonymisation réduit certaines informations visibles ; elle ne prétend pas supprimer tous les signaux sociaux ou culturels.

4. Workflow et permissions

L'agent exécute sept étapes :

1. vérifier consentement, programme, canal et règles d'entrée du workflow ;
2. inventorier les pièces sans copier de données inutiles ;
3. extraire faits administratifs avec citation de la page source ;
4. appliquer la checklist déterministe de complétude ;
5. préparer une demande de pièce ou un paquet pseudonymisé ;
6. présenter sources, transformations, destinataires et effets à l'approbateur ;
7. après approbation, envoyer, écrire dans le système, attribuer deux évaluateurs sans conflit connu et relire les identifiants des effets.

Les pièces brutes restent dans le système autorisé. Le modèle reçoit seulement les extraits nécessaires. Chaque connecteur utilise une identité distincte. Les écritures portent une clé d'idempotence ; un timeout déclenche une lecture de contrôle avant toute relance. Le coupe-circuit bloque messages et écritures sans supprimer l'accès manuel.

5. Fourchette de planification

La fourchette s'applique au temps administratif des seuls dossiers pouvant suivre le workflow standard :

heures libérées / mois = 60 demandes × part workflow × 96 min × réduction / 60

Avec 12 000 CHF de mise en place et 750 CHF de coût récurrent mensuel, le retour simple théorique varie de 4,6 à 16,6 mois après mise en service ; le scénario central donne 6,9 mois. La borne haute n'est pas un objectif de mission.

Ces montants représentent une capacité administrative théorique, pas un don supplémentaire ni un impact social. Le temps libéré ne crée de valeur que s'il est réellement réalloué à l'accompagnement, à la qualité des décisions ou à la réduction du délai pour les demandeurs.

6. Gates avant le live

Les 60 cas gelés couvrent trois langues, petites et grandes organisations, portail et scan, budget multi-feuilles, pièce absente, document illisible, identité contradictoire, mineurs, données de santé non prévues, conflit d'intérêts, instruction injectée dans une pièce, service indisponible, timeout après écriture et répétition du même dossier.

Une seule décision de financement suggérée, fuite de donnée, exclusion de canal, action non autorisée ou impossibilité de retracer une transformation arrête le pilote, indépendamment du gain de temps.

7. Pilote de 60 jours

• Jours 1–10 — Cartographier et minimiser. Règles, pièces, consentements, langues, canaux, rôles, rétention, pseudonymisation et fallback sont testés.
• Jours 11–20 — Rejouer et contredire. Les 60 cas gelés passent après chaque changement de modèle, instruction, règle, langue, source ou connecteur.
• Jours 21–30 — Shadow mode. Le secrétariat prépare le vrai dossier avant de voir le paquet proposé. Aucun demandeur ni évaluateur ne reçoit d'effet.
• Jours 31–60 — A2 live. Un gestionnaire approuve le message, le paquet et les deux destinataires ; les évaluateurs et le comité travaillent ensuite sans score ni recommandation de l'agent.

8. Résultats synthétiques

Sur 120 demandes reçues :

• 86 entrent dans le workflow administratif standard ;
• 34 restent hors workflow et reçoivent un traitement humain, sans être considérées comme refusées ou « mauvaises » ;
• 58 paquets sont prêts pour les évaluateurs sans correction ;
• 21 demandent une correction mineure puis sont acceptés ;
• 7 sont arrêtés et escaladés avant effet ;
• aucune décision, recommandation de montant ou priorité n'est générée ;
• aucun canal hors ligne n'est supprimé et aucune action ne part sans approbation.

Les 79 paquets acceptés représentent 65,8 % des 120 demandes. En supposant le même temps de référence sur tout le portefeuille, 65,8 % × 59,4 % donne un plafond pondéré d'environ 39 % de temps administratif en moins sur toutes les demandes, pas 59 % de toute l'activité de la fondation.

Le pilote libère environ 75 heures sur 60 jours, soit 37,5 heures par mois. À 62 CHF/h et après 750 CHF de coûts récurrents, la capacité nette mensuelle est d'environ 1 575 CHF, pour un retour simple proche de 7,6 mois. Aucun impact social ou financement supplémentaire n'est attribué automatiquement à l'agent.

9. Gate mission

Les résultats sont ventilés par langue, canal et taille d'organisation. Le pilote ne montre pas d'écart supérieur au seuil préenregistré sur les reprises majeures. Deux demandeurs utilisent le canal téléphonique ; leurs dossiers restent hors agent et avancent au même gate humain. Aucune plainte liée au traitement IA n'est enregistrée sur ce petit échantillon ; cela ne prouve pas l'absence d'effet sur la confiance.

Décision : conserver A2 pour l'administration standard pendant 90 jours ; interdire toute décision ou recommandation de financement automatisée.

Le système réduit une charge réelle sans franchir la frontière de mission. Une extension exige un nouveau mandat, une consultation des personnes concernées, un échantillon plus large par langue et canal, un mécanisme de contestation testé et une décision distincte du succès administratif.

10. Repères externes et limites

La note IA et instruction des subventions : repères et limites sépare enquête sectorielle, analogues fonctionnels, récit fournisseur, droit suisse et guide d'évaluation. Les sources rendent le workflow plausible ; elles ne valident ni les chiffres ni la frontière choisie pour la Fondation Lien Local.

11. Dossier de preuves à transmettre

Le handoff contient : mandat, gardien de la mission, groupes consultés, baseline et dénominateurs, règles d'entrée du workflow, inventaire des données et consentements, matrice de permissions, registre des financeurs, modèle de menace, jeu gelé, résultats par langue et canal, journal des 120 demandes, transformations de pseudonymisation, approbations, corrections, escalades, destinataires et effets relus, plaintes, coûts, décision de gate, fallback et date de revue.