Cas synthétique indépendant — Du rendez-vous au suivi validé

Exemple fictif. La personne, les clients, les volumes et les résultats sont synthétiques. Le scénario illustre une manière prudente de conduire un pilote ; il ne prouve pas la performance d’un outil ou d’un métier.

Niveau mesuré : copilote A1. Le système rédige une étape sans outil connecté ni action autonome. Le gain observé ici ne doit pas être comparé à celui d’un agent métier ou d’une agence orchestrée.

1. Situation initiale

Camille Rey est consultante indépendante en organisation. Elle accompagne six petites entreprises et réalise généralement 12 à 18 rendez-vous clients par mois. Après chaque échange, elle relit ses notes, prépare un compte rendu, liste les prochaines actions et rédige un courriel de suivi.

Le travail reste irrégulier : certaines réunions sont simples, d’autres contiennent des hypothèses, des décisions non confirmées ou des informations commerciales sensibles. Les prix, le périmètre contractuel et les recommandations finales engagent directement la consultante.

Baseline sur 22 suivis historiques autorisés

Le problème choisi n’est pas « automatiser la relation client ». Il est : transformer des notes structurées en premier brouillon de compte rendu et de courriel, sans décider, promettre ni envoyer à la place de la consultante.

2. Mandat et limites

Hors périmètre

• aucun enregistrement ou transcription automatique des réunions ;
• aucune donnée de santé, de ressources humaines, de litige ou de secret reçu d’un tiers ;
• aucun accès du modèle à la messagerie, au calendrier, au stockage ou à la facturation ;
• aucun prix, délai contractuel, engagement ou recommandation finale généré ;
• aucun destinataire choisi et aucun envoi effectué par le système ;
• aucune conservation ou utilisation pour l’entraînement sans conditions fournisseur vérifiées.

Camille utilise un formulaire local avec cinq champs : contexte autorisé, faits confirmés, décisions, actions et points à clarifier. Elle retire les informations inutiles avant de demander un brouillon.

3. Système suffisant le plus simple

Trois options sont comparées :

1. un modèle de compte rendu manuel avec cases obligatoires ;
2. ce même modèle, complété par un appel IA produisant une sortie structurée ;
3. un assistant connecté aux réunions, à la messagerie et au calendrier.

L’option 2 est retenue. Le formulaire impose la structure et le modèle produit trois blocs : faits repris des notes, actions avec responsable et échéance, puis brouillon de courriel. Les champs prix, engagement et destinataire n’existent pas dans la sortie. La consultante compare toujours la proposition aux notes.

L’option connectée est écartée : elle ajoute des données, des permissions et des effets externes sans être nécessaire au test.

4. Évaluation écrite avant le pilote

Vingt-quatre dossiers clos et autorisés sont minimisés. Douze servent à régler le formulaire et les instructions ; douze restent gelés. Le jeu gelé contient des dates ambiguës, une décision non confirmée, une action sans responsable et quatre cas qui doivent être signalés plutôt que complétés.

Résultats du jeu gelé

Une date secondaire est attribuée au mauvais jalon. L’erreur est conservée dans le registre et un contrôle visuel des dates est ajouté à la checklist.

5. Pilote de 14 jours

Jours 1–2 — Mesurer et borner

Camille confirme la baseline, choisit les catégories éligibles, documente la procédure manuelle et vérifie les conditions de données du fournisseur.

Jours 3–7 — Régler et tester

Elle utilise les 12 cas de réglage, gèle les instructions, exécute les 12 cas de décision et consigne chaque correction. Un échec au seuil critique arrête le pilote avant toute utilisation avec un nouveau dossier.

Jours 8–10 — Shadow mode

Le système traite cinq rendez-vous, mais les brouillons ne sont consultés qu’après la rédaction manuelle. Cette phase vérifie que le dispositif ne fait pas disparaître des actions ou des nuances importantes.

Jours 11–14 — Copilote

Neuf rendez-vous éligibles sont traités avec le formulaire. Camille relit les notes, corrige le brouillon, ajoute elle-même les éléments commerciaux, choisit le destinataire et envoie depuis sa messagerie habituelle.

6. Résultats observés

Les résultats couvrent les 14 rendez-vous des deux paliers. Ce faible volume sert à décider d’une prolongation, pas à établir un rendement annuel.

Une date est mal rattachée pendant le pilote et corrigée avant l’envoi. Quatre brouillons demandent une restructuration importante. Le gain médian de dix minutes est utile, mais ne rembourse pas encore les huit heures maximales de préparation et ne constitue pas une hausse démontrée du chiffre d’affaires.

7. Décision de gate

Décision : prolonger 30 jours au niveau copilote, sans connexion.

Les seuils préenregistrés passent et le suivi devient plus régulier. Le taux de reprise reste toutefois assez élevé pour exclure l’envoi automatique et toute extension aux propositions commerciales complètes.

Conditions de prolongation :

1. conserver le formulaire et la checklist de dates ;
2. mesurer séparément le temps de saisie, de relecture et de correction ;
3. revoir chaque semaine les cas ayant exigé une reprise majeure ;
4. répéter le jeu gelé après tout changement de modèle ou d’instructions ;
5. arrêter si un prix, un engagement ou une recommandation non fondée apparaît ;
6. décider après 30 jours si le temps réellement libéré justifie l’outil.

8. Pourquoi ces chiffres restent prudents

Le scénario s’appuie sur des études publiées sans copier leurs résultats :

• l’expérience BCG–Harvard montre des gains importants sur certaines tâches de conseil, mais une baisse de justesse sur une tâche située hors de la frontière de capacité de l’IA ;
• l’expérience de Noy et Zhang porte sur des tâches professionnelles d’écriture contrôlées, pas sur une relation client réelle et continue ;
• l’enquête OCDE indique que les entreprises d’une personne déclarent souvent une baisse de charge, mais il s’agit d’un ressenti agrégé, pas d’une mesure du cas présent ;
• l’expérience menée dans 66 organisations observe moins de temps dans la messagerie, sans transformation détectée de la quantité ou de la composition globale du travail.

Les liens, observations et limites de transfert sont consignés dans la note de preuves.

9. Dossier de preuves

Le pilote conserve le mandat, la baseline, le formulaire vide, les règles de données, les 12 cas gelés, les sorties versionnées, le registre d’erreurs, les mesures de temps et la décision de gate. Une autre personne peut ainsi vérifier ce qui a été observé, ce qui reste interdit et pourquoi le pilote continue.